الموازنة التقديرية: تعريفها ودورها وأهميتها وخطواتها || 443

الموازنات التقديرية (بالإنجليزية: Budget) هي خطة واقعية للمستقبل، وهي تعبير كمّي عن الأهداف التي تسعى الإدارة إلى تحقيقها في المدى القصير والمدى الطويل، ويمكن التعبير عن الموازنة على انها مجموعة من الأدوات التي تستخدمها الإدارة في تحقيق أهدافها، فهي أداة للتخطيط، أداة للتحكم، أداة اتصال وتنسيق، أداة تحفيز وأداة للرقابة وتقييم الأداء.

كما يمكن تعريف الموازنة بأنها "ترجمة مالية لخطة كمّية تغطي جميع أوجه نشاط المـشروع لفترة مستقبلية في صورة شاملة و منسقة، ويوافق عليها المسؤولون المنفذون ويرتبطون بها وتتخذ هدفاً يتم على أساسه متابعة نتائج التنفيذ الفعلي والرقابة عليها وتمكن الإدارة من اتخاذ الإجـراءات المصححة لمعالجة الانحرافات والتوصل إلى الكفاية القصوى

الغرض من الموازنة

الغرض الأساسي من الموازنة هو تحويل الاستراتيجية الشاملة للمنشأة إلى أفعال، وهي خطة تفصيلية لتحقيق أهداف المنشأة قصيرة وطويلة الأجل، فالموازنة الناجحة لا تقوم بالرقابة على التكاليف فقط وإنما تعمل على التأكد من أن العمليات اليومية تسير بشكل صحيح لتحقيق أهداف الشركة المستقبلية

أهمية الموازنة

يمكن التعبير عن الموازنة بأنها مجموعة من الأدوات التي تستخدمها الإدارة لتحقيق أهدافها، كل أداة من هذه الأدوات تسلط الضوء على إحدى وظائف الموازنة، وهذه الأدوات هي:

أداة تخطيط

الموازنة هي خطة مكتوبة للمستقبل، فهي تعمل على توقع المشكلات قبل حدوثها، مثلاً إذا نفذت المواد الخام اللازمة للإنتاج فإما أن عملية الإنتاج سوف تتوقف أو أن المنشأة ستقوم بشراء المواد الخام مع زيادة في تكاليف الشحن، وفي كلتا الحالتين ستتعرض المنشأة للخسارة، بينما في منشأة لديها موازنة ستكون كمية المواد الخام مناسبة للكمية التي تخطط الشركة لإنتاجها، وهذا يقودنا إلى أن المنشآت التي لديها أهداف مصاغة على شكل موازنات تقديرية قادرة على التخطيط واتخاذ الخيارات الأفضل لها.

أداة تحكّم

تساعد الموازنات على التحكّم بالتكاليف عن طريق تحديد ما يجب ان تكون عليه التكاليف مسبقاً، وهذا يكشف عن مدى كفاءة المنشأة في استخدام الموارد المتاحة، كما أن الموازنات تكشف عن مدى التقدم الذي يحرزه المدراء الأكثر فاعلية وكفاءة، أيضاً يصبح المدراء أقل ميل للصرف في الأمور التي لا تحتاجها المنشأة لمعرفتهم أن جميع التكاليف سيتم مقارنتها، وانه سيتم محاسبة المدير المسؤول الذي تقع هذه التكاليف تحت سيطرته، كما أن المدراء يمكنهم استخدام الموازنة على أنها أداة رقابة ذاتية لهم. لكي تحقق الموازنة دورها الرقابي بفعالية فإنه يجب أن تتكامل مع النظام المحاسبي والهيكل التنظيمي للمنشأة، هذا التكامل يعزز السيطرة عن طريق نقل البيانات وتحديد الانحرافات عن الأداء المخطط وربط هذه الانحرافات مع الوحدات المسؤولة عنها في المنشأة.

أداة تحفيز

تقوم الموازنة بتحفيز الموظفين لتقديم أداء عالي لا سيما إذا طلب منهم المشاركة في إعداد هذه الموازنات، كما أن المدراء الذين يطلب إليهم إعداد موازنة لدوائرهم يشعرون بالتزام أدبي نحو ضرورة تحقيق أرقام الموزنات التي اشتركوا في إعدادها، وتشجعهم على بذل جهوداً أكبر لكي يبقوا ضمن الموازنة التي أعدوها بأنفسهم. لكي يتم إعتبار الموازنة على انها أداة تحفيز، يجب على الموظفين النظر إليها على إعتبار أنها واقعية ويمكن تحقيقها، لا يتم النظر دائماً للموازنة بإيجابية، فالبعض يرى أن الموازنة تفرض قيود عليهم وتحدّ من صلاحياتهم، لذلك يميل الكثيرون لاعتبار الموزانة أداة تحفيز، إذا كانت تتمتع بدرجة من المرونة.

أداة إتصال وتنسيق

تعدّ الموازنات أداة لتوصيل المعلومات الخاصة بالأهداف التي تسعى المنشأة لتحقيقها غلى المستويات الإداربة المختلفة، ومن أمثلة هذه المعلومات حجم الإيرادات الواجب تحقيقها، كمية الإنتاج المستهدفة، كمية المشتريات اللازمة وقيمة مصاريف الدعاية والإعلان خلال فترة الميزانية. تفيد الموازنات في تنسيق أوجه النشاطات المختلفة في المنشاة بما يحقق التناسق، التكامل والتوافق بين هذه الأنشطة وتفادي النظرة الجزئية للأمور فمثلاً قد يرغب مدير المشتريات الاحتفاظ بمستوى عالٍ من المخزون لكي يتمكن من تلبية حاجة إدارات الإنتاج المختلفة بسرعة، هذا التوجه قد يواجه اعتراض المدير المالي بحجة أن الاحتفاظ بكمية كبيرة من المخزون يؤدي إلى تجميد جزء من أموال المنشأة وأن هذا المخزون قد يكون عرضة للتلف، الموازنة تعمل من البداية بتحديد كميات المخزون المرغوب الاحتفاظ بها، لذلك كل الإدارات المعنية ستعمل معاً بتوافق لتحقيق نفس الأهداف.

أداة رقابة

يتم مقارنة مستويات الأداء المستهدفة الواردة في الموازنة مع النتائج الفعلية المحققة، بعد تحديد الإنحرافات يتم تحليلها لمعرفة أسبابها وربطها مع مراكز المسؤولية، حيث يمكن للإدارة اتخاذ الإجراءات العلاجية اللازمة التي تساعد في عدم تكرار الإنحرافات غير المرغوب بها في المستقبل، وتشجيع الانحرافات المرغوب فيها واستثمار أسباب حدوثها.

أداة لتقييم الأداء

تعتبر مستويات الأداء الواردة في الموازنة أساساً لتقييم أداء المسؤولين والوحدات الوظيفية المختلفة، حيث تتم مقارنة النتائج الفعلية لكل مركز من مراكز المسؤولية مع مستويات الأداء المخطط، وبالتالي معرفة مدى تحقيق كل مركز من هذه المراكز للأهداف المحددة مسبقاً، يتم ربط نتائج تقييم الأداء مع نظام الحوافز في المنشأة، كما أن نتائج التقييم تساعد الإدارة في اختيار الأشخاص المناسبين للوظائف الإدارية والفنية المختلفة.

خطوات إعداد الموازنة

لإعداد الموازنة يجب على المنشأة القيام بعدة خطوات يمكن توضيحها كما يلي:

1. نقطة البداية في إعداد أي موازنة هي تحديد بيان المهمة (mission statement) للمنشأة وهو السبب الرئيسي لوحود هذه المنشأة، وهذا البيان يتم وضعه من قبل مجلس الإدارة والإدارة العليا في المنشأة، فمثلاً مهمة شركة تعمل في قطاعالاتصالات هو زيادة قيمة السهم عن طريق تقديم خدمات اتصالات عالمية.
2. بعد إعداد بيان المهمة يتم وضع الأهداف طويلة الأجل (long-term objectives) حيث تعمل هذه الأهداف على رسم الملامح الرئيسية لأنشطة المنشأة، يتم التعبير عن هذه الأهداف بعبارات عامة مثل زيادة قيمة المبيعات، زيادة حصة المنشأة في السوق، تحسين نسبة المديونية للمنشأة، مثلاً تهدف منشأة إلى امتلاك 35% من سوق اتصالات الهواتف الخلوية في الأردن خلال 5 سنوات.
3. إعداد الأهداف قصيرة الأجل (Short-term objectives) وربطها بالإمكانيات والمصادر المتاحة للمنشأة، حيث أن الوعي بالأولويات يعتبر أمر حاسم لتخصيص الموارد المحدودة، لذلك فإنه يوجد تأثير متبادل بين الأهداف والإمكانيات المتاحة.
4. إعداد البرامج والجداول التشغيلية التي تغطي أنشطة كافة الوحدات الإدارية في المنشأة، وتجميعها في جداول حسب خطوط السلطة والمسؤولية في المنشأة لغاية الوصول إلى جدول ملخص واحد يعكس خطة المنشأة ككل.
5. التنفيذ الفعلي للخطة الموضوعة في جدول الموازنة وإعداد تقارير الأداء الفعلي من خلال حصر التكاليف والإيرادات التي تحصل تحدث اثناء تنفيذ العمل.
6. مقارنة النتائج الفعلية مع مستويات الأداء المخططة في الموازنة وذلك لتحديد الإنحرافات، حيث يتم تقديم تقارير الأداء للإدارة لكي تتمكن من اتخاذ الإجراءات التصحيحية في حال وجود إنحرافات عن الأداء المخطط.
7. بناءً على تقارير الأداء التي ترد للإدارة من الوحدات الإدارية المختلفة تستطيع الإدارة تعديل الخطط والأهداف لضمان تحقيق المنشأة لمهمتها وأهدافها المحددة مسبقاً.

​المصدر