الهيكل التنظيمي أحد أهم عناصر الإدارة الجيدة والفعالة: تعريفه ومحدداته وأنواعه وخصائصه || 1238

- تعريف الهيكل التنظيمي: هو"الآلية الرسمية التي يتم من خلالها إدارة المنظمات عبر تحديد خطوط السلطة والاتصال بين الرؤساء والمرؤوسين". أو

هو التركيب الداخلي للمنظمة من كافة التقسيمات التنظيمية المكونة لها، و يوضح العلاقة بينها من حيث تبعية، مكوناته، سلطة ومسئولية كل تقسيم.

أهمّية الهيكل التنظيميّ

للهيكل التنظيميّ أهمّية كبيرة، تتلخَّص فيما يأتي: 

يُساعد الهيكل التنظيميّ المُنظَّمة على النُّموّ، والعمل؛ وذلك بسبب الوضوح، والتركيز.

يُنظِّم الهيكل التنظيميّ التدفُّق للقيادة، والسُّلطة؛ فكلّ فرد في المُنظَّمة لديه تصوُّر واضح عن واجباته، وعن مُشرفيه، وعن المسؤول المُختصّ بتقديم التقارير.[٣] يُساعد الهيكل التنظيميّ المُنظَّمة على التحليل، والفَهْم الصحيح لعملها، ومعرفة الوَضْع الراهن لها.

يُرتِّب الهيكل التنظيميّ العلاقات في المُنظَّمة.

يُساعد الهيكل التنظيميّ المُنظَّمة على الوصُول إلى أهدافها، فيُنظَر له على أنَّه إحدى أهمّ الأدوات الإداريّة في المُنظَّمة.

يُساهم الهيكل التنظيميّ في توضيح الأقسام، والمُستويات الإداريّة، والدوائر، والشعب، والمسؤوليّات المُوكَّلة لكلّ منهم.

يُعَدُّ الهيكل التنظيميّ وسيلة توضيحيّة تُساعد على دراسة تاريخ المُنظَّمة، وتطوُّرها الوظيفيّ خلال فترات زمنيّة مُعيَّنة.

يُساعد الهيكل التنظيميّ المُنظَّمة في الكَشْف عن الأخطاء الموجودة في التنظيم، ومُعالجتها، وذلك من خلال كَشْف العلاقات غير الصحيحة، والازدواجيّة في المهمَّات.

يُساهم الهيكل التنظيميّ في تدريب المُوظَّفين الجُدد الذين يلتحقون بالمُؤسَّسة، وذلك من خلال توضيح أقسام المُنظَّمة لهم، وبيان موقعهم في المُنظَّمة، وتوضيح رؤسائهم، ومرؤوسيهم، والأفراد الذين سيتمّ التواصُل معهم.

- خطوات بناء الهيكل التنظيمي:

لبناء الهيكل التنظيمي لا بد من القيام بالخطوات التالية: تحديد الأهداف و الأنشطة المتطلبة لتحقيقه، تصنيف الأنشطة إلى مجموعات مجموعات متجانسة، تفويض العمل و السلطات، الربط والتنسيق بين الإدارات والأقسام وتصميم مستويات العلاقة فيما بينها، ثم رسم الهيكل التنظيمي على شكل مخطط يطلق عليه ( الخريطة التنظيمية )، و التي توضح حجم الهيكل التنظيمي ( التنظيم )، والتبعية، ونطاق الإشراف لكل شخص وعدد المستويات الإدارية، وتُعطي فكرة عن المناصب المختلفة، و تبيان خطوط انسياب السلطة.

- محددات الهيكل التنظيمي:

يتأثر الهيكل التنظيمي بعدة عوامل عند تصميمه وصياغته:
- الإستراتيجية: فالهيكل التنظيمي هو وسيلة لتحقيق أهداف المنظمة وعليه فان أي تحليل أو تحديد لهيكل المنظمة لا بد أن ينطلق من أهداف وإستراتيجية المنظمة (الأهداف طويلة المدى للمنظمة)، فالتغيير في إستراتيجية المنظمة يلازمها تغير في الهيكل التنظيمي للمنظمة
- حجم المنظمة: للحجم تأثير على هيكل المنظمة، من حيث درجة التعقيد والرسمية والمركزية.
- التكنولوجيا: فالتكنولوجيا احد المتغيرات الهيكلية لأنها تؤثر وبشكل مباشر ومستمر في علاقات الأفراد بالمنظمة و على الاتصال فيما بينهم وعلى المستويات الإدارية وعلى الأداء والانجاز وغيرها، فكلما زاد استخدام التكنولوجيا في المنظمة وكانت معقدة ومتطورة احتاجت إلى هيكل تنظيمي أكثر تعقيدا.
-  بيئة المنظمة: فالمؤسسة التي تعمل في جو من الاستقرار تختلف عن تلك التي تعاني من عدم الاستقرار، فالاستقرار يعني هيكل تنظيمي بسيط وعدم الاستقرار للمؤسسة يستلزم هيكل معقد.
- القوة والسيطرة: فالهيكل التنظيمي للمنظمة قد يكون أحيانا نتيجة لأولئك الذين يحتلون مراكز اتخاذ القرار في المنظمة، فهم الذين يختارون الهيكل التنظيمي الذي يعزز صلاحياتهم ونفوذهم ومصالحهم.

- دورة حياة المنظمة: يتأثر الهيكل التنظيمي بعمر المؤسسة وهل هي في بداياتها أو في مرحلة تطورها أو انحدارها، فالمنظمة تشبه الإنسان تبدأ حياتها بنشأتها وتنتهي بزوالها.
- الموقع الجغرافي للمنظمة:فالمنظمات التي يتعدى عملها عدة مواقع جغرافية، كأن تكون إقليمية أو عالمية، تحتاج إلى هيكل تنظيمي كبير ومختلف عن المنظمة التي تعمل في مكان الواحد.
- درجة التخصص: إن التخصص في المهام يؤثر على الهيكل التنظيمي للمؤسسة، فان كان التخصص في العمل منخفضا كان الهيكل بسيطا والعكس صحيح.

- نطاق الإشراف: فإذا كان نطاق الإشراف واسعا سيؤدي إلى هيكل تنظيمي مسطح ( أفقي )، حيث تكون المستويات الإدارية محدودة، أما إذا كان نطاق الإشراف ضيقا فسيؤدي إلى هيكل تنظيمي طولي ( عمودي ) حيث تزداد المستويات الإدارية.
- نظام الإدارة ( المركزية واللامركزية): فوجود المركزية في المنظمة ( السلطة بيد الإدارة العليا ) يقلل تعقيد الهيكل التنظيمي ويكون أكثر وضوحا، بينما وجود نظام اللامركزية يزيد من تعقيد الهيكل التنظيمي .

- أنواع الهياكل التنظيمية:

عادة ما يوجد في المنظمات نوعان من الهياكل التنظيمية، و هي كالتالي:
أ- الهيكل التنظيمي الرسمي

:وهو يعكس التنظيم الرسمي للمنظمة حيث تحدد فيه الأعمال والأنشطة والمهام والمسؤوليات والسلطات.

ب- الهيكل التنظيمي غير الرسمي:

و هو عبارة عن خريطة تنظيمية وهمية تنشأ من خلال العلاقات الاجتماعية والتفاعل بين العاملين في المنظمة.
توجد مجموعة من الخصائص للهياكل التنظيمية غير الرسمية تميزها عن الهياكل التنظيمية الرسمية، وهي:
1. يتكون التنظيم غير الرسمي بطريقة عفوية غير منظمة من خلال مجموعة من الأشخاص يتجمعون في موقع معين في المنظمة، أما الهيكل التنظيمي الرسمي فيتكون بطريقة مخطط لها ومدروسة مسبقاً.
2. تعتبر العلاقات الشخصية أساس الهيكل التنظيمي غير الرسمي بعكس الهيكل التنظيمي الرسمي الذي يتحدد من خلال مبادئ ومعايير مكتوبة.
3. تشكل العلاقات الشخصية قوة ضغط على الأشخاص العاملين في المنظمة من أجل تبني مواقف واتجاهات معينة، قد تتعارض مع القواعد والمعايير التي يحددها الهيكل التنظيمي الرسمي.
4. يكون الدافع الرئيسي للأشخاص العاملين في المنظمة نحو الدخول في الهيكل التنظيمي غير الرسمي هو إتباع حاجاتهم النفسية والاجتماعية، بينما تكون أهداف الأشخاص العاملين في الهيكل التنظيمي الرسمي القيام بالواجبات والمهام الوظيفية.
وبناءً عليه لابد من دراسة التنظيمات غير الرسمية لغاية توجيه الأفراد نحو إنجاز أهداف المنظمة بدرجة عالية من الكفاءة والفعالية، وأن من الخطأ اعتبار كل من التنظيم الرسمي وغير الرسمي مدخلين منفصلين داخل المؤسسة، فكلاهما مترابطان وكل تنظيم رسمي له تنظيمات غير رسمية، وكل تنظيم غير رسمي يمكن أن يتطور ليشكل إلى حد ما تنظيماً رسمياً.

- نماذج الهيكل التنظيمي الرسمي:
1. الهيكل التنفيذي:

و هو مبني على السلطة المركزية الموجودة في أعلى قمة المنظمة، وفي هذه الحالة يكون هناك رئيس أعلى واحد يتولى اتخاذ القرارات وإصدار الأوامر إلى المرؤوسين المباشرين، ثم تتدرج السلطة بطريقة منظمة من مستوى إلى آخر، ويمتاز هذا النموذج بالوضوح والبساطة وتسير السلطة فيه بخطوط مستقيمة من الأعلى إلى الأسفل، وتكون المسؤولية محددة واعتماده على النظام وإطاعة الأوامر والتعليمات الصادرة من الرؤساء إلى المرؤوسين، أما ما يؤخذ عليه هو:
- يهمل مبدأ التخصص (أي عدم الفصل بين الوظائف الإدارية والفنية).
- يحمل كبار الإداريين مسؤوليات تزيد عن طاقتهم لأنهم يتولون البت في المسائل الإدارية والفنية.
- يتعذر فيه تحقيق التعاون والتنسيق بين الإدارات المختلفة.

2. الهيكل الاستشاري:

هذا النوع من التنظيم يجمع بين مزايا التنظيم التنفيذي من حيث استقامة سبل المسؤولية، ومن حيث السلطة الموحدة التي تستخدم في توجيه الأعمال، وبين مزايا التنظيم الوظيفي من حيث الإفادة من مبدأ التخصص واستخدام طبقة الخبراء الفنيين، الذين يقومون بمساعدة الرؤساء الإداريين في المسائل التي لها طبيعة فنية والتي تحتاج إلى استشارة من حيث تأديتها مما يجعلها قادرة على اتخاذ قرارات أفضل. لكن ما يعاب على هذا النوع من التنظيم:
- الاحتكاك بين طبقة الإداريين والفنيين، إذاً أن مهمة الفنيين تقتصر على تقديم النصح والتوجيه إلى التنفيذيين الذين يملكون السلطة التنفيذية مما يؤدي إلى الصراع في المنظمة.
- ميل الفنيين إلى ممارسة السلطة التنفيذية وهذا يؤدي إلى تداخل السلطة واضطراب في تتابعها.
- صعوبة تحديد مجال ومدى السلطة في الاستعانة بخبرة الفنيين الاستشاريين من قبل التنفيذيين.
3. الهيكل الوظيفي:

استنبطه فريدريك تايلور حينما وضع الإدارة العلمية وبين أن الأعمال يجب أن تخضع إلى التخصص وتقسيم العمل، وأن الأعمال يمكن تصنيفها إلى الأعمال اليدوية، ذهنية، تنفيذية، فنية و استشارية، ومعنى كل هذا أن العمل يجب أن يؤديه المتخصص فيه، وأن التخصص هو القاعدة الأساسية في تأدية الأعمال، ويتميز هذا النوع من التنظيم يما يلي:
- الإفادة من مبدأ التخصص داخل الأقسام والإدارات الوظيفية باستخدام الخبراء والمختصين.
- إمكان إيجاد طبقة من العمال المدربين على تأدية المهام والأعمال.
- إمكان تكوين طبقة من الملاحظين تستطيع أن تقوم بالإشراف على الأعمال.
- تحقيق التعاون والتنسيق بين الأفراد والرؤساء في الأقسام المختلفة والحصول على معلومات من مصادرها المتخصصة.
- سهولة الرقابة والإشراف على الأعمال.
- تمكين الرئيس الإداري من الحصول على مساعدة إدارية وفنية تمكنه من معالجة قضايا المنظمة.
ومن جهة أخرى، يعاب على هذا التنظيم ما يلي:
- صعوبة فرض النظام في المستويات الدنيا من التنظيم مما يؤدي إلى الفوضى الإدارية.
- الميل إلى التهرب من المسؤولية حيث أن السلطة مشاعية بين الرؤساء، بمعنى عدم وضوح السلطة والمسؤولية نتيجة تداخل نطاق إشراف الفنيين والتنفيذيين.

4.الهيكل التنظيمي المصفوفي:

يقسم الهيكل المصفوفي موظفيه بحسب الوظيفة والمنتج على حد سواء، على سبيل المثال لنفترض أن شركة ما تنتج منتجين اثنين، "المنتج أ" و "منتج ب". باستخدام هيكل المصفوفة، فإن هذه الشركة تنظم وظائفها داخل الشركة على النحو التالي: قسم المبيعات وقسم خدمة العملاء وقسم محاسبة "لمنتج أ"، قسم المبيعات وقسم خدمة العملاء وقسم محاسبة "لمنتج ب". و يعتبر هيكل المصفوفة هو من بين أنقى الهياكل التنظيمية. وهو يحاكي الانتظام في الطبيعة.

5. الهيكل التنظيمي الشبكي:

بموجب هذا النموذج يتواجد تنظيم مركزي صغير يعتمد على منظمات أخرى غيره للقيام ببعض الأنشطة، مثل الدراسات والبحوث والإنتاج والتوزيع والتسويق والنقل وأي أعمال أخرى رئيسية، وذلك على أساس التعاقد، وجوهر هذا النوع من التنظيم يتمثل في مجموعة صغيرة من المديرين التنفيذيين يتركز عملهم في الإشراف على الأعمال التي تؤدى داخل المنظمة، وتنسيق العلاقات مع المنظمات الأخرى التي تقوم بالإنتاج والمبيعات والتسويق والنقل أو أي أعمال أخرى للشبكة التنظيمية.
ومن مميزات هذا النموذج أنه يتيح للإدارة إمكانية استخدام أي موارد خارجية قد تحتاج إليها المنظمة من موارد خام وعمالة رخيصة تتوافر فقط خارج البلاد، أو قد تلجأ المنظمة إلى تحسين الجودة من خلال استخدام خبراء فنيين متخصصين في تحسين الجودة. ومن المآخذ الرئيسية على هذا النوع من التنظيم عدم وجود رقابة مباشرة، فالإدارة العليا لا تملك السيطرة المباشرة على جميع العمليات داخل المنظمة، فهي تلجأ إلى العقود الخارجية من أجل إلزام المنظمات الأخرى بتنفيذ ما تم التعاقد عليه، كذلك هذا الهيكل التنظيمي يزيد من درجة المخاطرة على أعمال المنظمة من خلال عدم التزام المتعاقدين مع المنظمة بتنفيذ ما تم الاتفاق عليه .

6.خصائص الهيكل التنظيمي الجيد:

يمكن تحديد أهم الخصائص الواجب توافرها في أي هيكل تنظيمي فيما يلي:
- الاستفادة من التخصص،وذلك أن يقوم كل عامل بأعباء وظيفة واحدة حتى يتحقق سرعة الانجاز والإتقان وخفض التكلفة؛
- التنسيق بين أعمال المنظمة، بحيث يتم القضاء على الازدواجية والتكرار والعمل على مبدأ التكامل بين أعمال المنظمة؛
- الاهتمام بالنشاطات المهمة للمنظمة والتمييز بين المهم والأقل أهمية؛

- إن الهيكل التنظيمي الجيد يتيح رقابة فعالة بحيث يتم فصل الرقابة ولا تكون الوظيفة التي تخضع للرقابة مع نفس الموظف القائم بها؛
- الاهتمام والنظر للبيئة الداخلية والخارجية للمنظمة و تأثيراتها عليها، مما يسهل عملية الاستجابة لأية تغيرات أو طوارئ؛
- يعتبر الهيكل التنظيمي جيدا إذا راعى التكاليف اللازمة لاحتياجات الهيكل من تخصص ووحدات، بحيث يتم تقرير التقسيمات التي من المتوقع أن تكون فوائدها طويلة الأجل .

مبادئ تصميم الهيكل التنظيميّ

عند تصميم، أو تطوير الهيكل التنظيميّ، لا بُدّ من النظر إلى مُرتكزات، وأُسس عِدَّة، تُعتبَر نقاطاً مرجعيّة في عمليّة اتّخاذ القرار فيما يخصّ الأمور التنظيميّة، من هذه المبادئ:

مبدأ التخصُّصية في العمل (باللغة الإنجليزيّة: Departmentalization): حيث يتمّ تجميع الأعمال المُتشابهة، وذات التخصُّص الواحد في المُنظَّمة تحت قِسم واحد؛ وذلك لتحقيق أقصى كفاءة مُمكنة.

مبدأ الأهمّية النسبيّة للأنشطة الرئيسيّة (باللغة الإنجليزيّة: Main Functions Relative Importance): وهو إعطاء الأولويّة، والأهمّية للأنشطة الرئيسيّة التي تُحقِّق أهداف المُنظَّمة.

مبدأ التجانُس، والتكامُل (باللغة الإنجليزيّة: Integration and Harmony): وذلك من خلال تجميع الأعمال التي تتكامل، وتتجانس فيما بينها في قِسم تنظيميّ واحد، ممّا يُحقِّق الفعاليّة في العمل، والتدفُّق السلِس للمعلومات، وبالتالي إنجاز الأهداف، والمهمَّات.

 

المصدر

المصدر