التخطيط الجيد: أهميته وخصائصه ومعوقاته وخطواته || 440

ما هو التخطيط؟ وكيف أخطط بمنهج علمى يجعل حلمى أمامى بصورة واضحة حتى أستطيع الإجابة عن الأسئلة التى من شأنها تعريفى بخطوات أستطيع بإنجازها الوصول إلى هدفى مثل؛ ماذا يجب أن أفعل، وأين، ومتى، وكيف ؟ وما هى البدائل المتاحة وما هو البديل الأفضل؟ فالتخطيط هو عملية وضع أهدافك فى برنامج عملى قابل للتنفيذ، وتحديد الخطوات الفعلية والوسائل التى ستستخدمها لتحقيق تلك الأهداف.

وهو أيضا أسلوب ومنهج لتحديد الإمكانيات والموارد المتاحة لديك ودراستها، بالإضافة إلى تحديد كيفية استغلالها لتحقيق أهدافك خلال فترة زمنية تحددها مع مراعاة كافة الظروف، والأخذ فى الاعتبار نقاط القوة التى تمتلكها وكيفية استغلالها والاستعانة بها لتحقيق الهدف، ونقاط الضعف التى تعوقك عن الوصول إلى هدفك وكيفية التخلص منها وتنمية المهارات حتى ترتقى مواطن الضعف وتصبح مواطن قوة، بالإضافة إلى تحديد الفرص المتاحة واستغلالها على أكمل ما يكون، ومواجهة المخاطر والحد من تأثيرها.

ولكى تكون عملية التخطيط ناجحة يجب فى البداية أن نراعى أن تكون الخطة واقعية قابلة للتحقيق وليست خيالية يصعب تحقيقها، وتتسم بالمرونة وتأتى المرونة بوضع بدائل متعددة حتى تستطيع إختيار البديل الأفضل والأنسب لك ولظروفك ولإمكانياتك، ثم يجىء دورك فى قرار الالتزام وفى التصميم على تنفيذه، لتلتزم بما فى الخطة من إجراءات وتفاصيل، ويتحقق ذلك عن طريق وضع خطة ذكية SMART . فكل حرف من حروف الكلمة باللغة الإنجليزية تمثل منهج خطتك الواقعية المرنة الذكية.

*فحرف S يقصد به كلمة Specific أى محدد، فتحديد الهدف بوضوح هو أولى خطوات نجاح عملية التخطيط للوصول إلى الهدف، فإذا عرفت إلى أى مكان تريد أن تذهب فمن السهل أن تحدد وجهتك وطريقك، أما إذا كان المكان مجهولا فستظل الوجهة مجهولة.

*وحرفM يقصد به كلمة Measurable أى قابلة للقياس، فوضع خطوات تستطيع أن تقيسها ثم تقيمها من ناحية الكم والكيف والزمن يجعل خطواتك قابلة للحكم عليها بالنجاح من عدمه، فى طريقك إلى تحقيق حلمك، وبذلك تستطيع الحكم على نفسك والتغيير والتعديل إذا كان أداؤك غير مناسب أو أن الخطوات غير ملائمة وهنا المرونة فى التغيير والتبديل للوصول إلى أفضل شكل من أشكال التخطيط.

*وحرفA يقصد به كلمة Achievable أى قابلة للتحقيق فوضع خطوات للتنفيذ تستطيع تنفيذها هو السبيل إلى نجاحك والوصول إلى هدفك، فكلما كانت الخطوات واقعية وليست خيالية ووفق إمكانياتك وتتماشى مع قدراتك وظروفك كلما يسرت على نفسك تنفيذ الخطة والوصول إلى حلمك.

*وحرف R يقصد به Resource أى أنك تمتلك مصادر وموارد لتنفيذ خطوات الخطة التى تضعها؛ فالمصادر هى المعارف والشهادات والموارد هى الأموال والقدرات، فكى تبنى منزلا يجب أن تمتلك الأموال لبنائه وأن تكون مهندسا أو تأتى بمهندس مختص يقوم بالعمل.

*وحرف T يقصد به Timing أى التوقيت فتحديد وقت محدد لتنفيذ كل خطوة من خطوات الخطة يجعلك تلتزم بما حددت مسبقا، بالإضافه لإنه يجعلك تقيم أداءك فى وقت محدد من الزمن.

وبالتخطيط لحلمك بوضع خطة ذكية تكون بذلك حققت الصفات الأساسية فى التخطيط العلمى وهى؛ الواقعية والمرونة والالتزام وذلك عن طريق الخطوات التالية:

* تحديد الأهداف بوضوح.
* وضع السياسات وقواعد اختيارأسلوب تحقيق الهدف.
* وضع واختيار بديل من بين عدة بدائل متاحة لتنفيذ الهدف المطلوب. 
* تحديد الإمكانات اللازمة لتنفيذ هذا البديل.
* تحديد الإمكانات المتاحة ً.
* كيفية توفير الإمكانات غير المتاحة.
* وضع البرنامج الزمنى اللازم لتنفيذ الهدف.

فإذا كانت الأحلام ممكنة، فهل تنفيذها أيضا ممكن؟ جائز أن الإجابات ستختلف من شخص لآخر، ولكن فى النهاية سنجتمع على أنه إذا كان الحلم ممكنا بالتالى خطوات تنفيذه ستدخل حيز الإمكان، والفيصل هنا هو أنت وقرارك فى البدء فى تنفيذ هذه الخطوات وتحويلها إلى فعل على أرض الواقع، بدلا من أفكار أو خطة على ورق تتحول إلى خطوات تنفذ وأفعال وتصرفات، فابدأ أولى خطوات حلمك واستمد قوتك من ثقتك فى الله، وأعلم أن الله لا يضيع أجر من أحسن عملا، فأحسن فى العمل تصل لحلمك، وتذكر دائما أن طريق الألف حلم يبدأ بخطة واحدة.

أولاً: فوائد التخطيط :

يحقق لنا التخطيط عدة مزايا بإمكاننا توضيحها بالنقاط التالية :

  1-مواجهة التغيرات الطارئة حيث أن التخطيط يتعلق بالمستقبل الذي يتصف بالتغير وعدم التأكد ومن ثم من خلال التخطيط يمكن معرفة المشكلات المتوقع حدوثها وعمل اللازم لتلاقيها أو الاستعداد لها قبل وقوعها .

2-يوضح التخطيط أهداف المنشاة بوضوح حتى يستطيع كل أفراد الجماعة العمل على تحقيقها .

3-يساعد التخطيط على توجيه كافة الأنشطة الهادفة والمنظمة نحو تحقيق النتائج المرجوة مع تحقيق التتابع الفعال للجهود المبذولة .

4-يعمل التخطيط على الاستغلال الأمثل للإمكانيات المتاحة مما يؤدي الى تخفيض التكاليف الى أدنى حد .

5-يساعد التخطيط الجيد المشروع على مواجهة المنافسة والبقاء في حلبة السباق مع المشاريع الأخرى .

6-يعمل التخطيط الجيد على زيادة فعالية التنسيق بين كافة الأقسام والإدارات المختلفة .

7- يقدم التخطيط الأساس الضروري للرقابة ، لأنه كما قلنا سابقا أن هناك علاقة وثيقة بين التخطيط والرقابة وان وظيفة الرقابة لا يمكن أن تتم دون أن يكون هناك تخطيط مسبق .

8-من خلال المزايا السابقة الذكر يتضح لنا أن التخطيط يعمل على زيادة الكفاءة والفاعلية الإدارية.

ثانياً: خصائص التخطيط الجيد :

يجب تمييز الخطة الجيدة بعدد من الخصائص حتى نستطيع القول أن هذه الخطة جيدة وفعالة وتتمثل هذه الخصائص بالنقاط التالية : 

1-أن يكون للخطة هدف نهائي قابل للقياس وواضح ومحدد تتركز نحوه كافة الأعمال والعمليات بحيث تنتهي جميعا إليه مهما تفرقت بهم السبل أو اختلفت الأساليب المستخدمة فيما بينها.

2-أن تتميز الخطة بالبساطة والوضوح والابتعاد عن التعقيد بحيث تقوم في كافة مراحلها على التسلسل المنطقي وان تتفادى كل ما يبعث على الارتباك والتعقيد وبحيث يفهمها جميع من يقومون بتنفيذها.

3-أن تكون الخطة واقعية وملائمة لظروف الموقف الذي تعالجه .

4-أن يتم تحديد الأجهزة الإدارية التي ستكون مسئولة عن تنفيذ جزئيات الخطة حتى لا يحدث لها تضارب وازدواج في الأعمال.

  5-يجب أن تتصف الخطة بالمرونة لمقابلة التغيرات والظروف الطارئة.

6-يساعد التخطيط الجيد على تحقيق التوازن بين الأقسام والدوائر المختلفة داخل المشروع وذلك من خلال التنسيق الجيد والفعال بين هذه الأقسام المختلفة .

7-لا بد من مراعاة الخطة للعنصر البشرى الذي سيقوم بتنفيذ الخطة ومعاملتهم كبشر وليس كأداة تنفيذية .

8-لا بد من مشاركة المعنيين بالإشراف وتنفيذ الخطة فان ذلك يؤدي الى الاستفادة من خبراتهم والاستماع إلى وجهات نظرهم بالإضافة إلى أشعارهم بأهميتهم داخل المنظمة.

ثالثاً: المشكلات والصعوبات التي تواجه التخطيط :

يمكننا تصنيف الصعوبات والمعوقات التي تواجه عملية التخطيط إلى نوعين رئيسيين هما :

صعوبات تعود إلى الأشخاص المعنيين بتطبيق الخطة أو القائمين عليها.

صعوبات ناتجة عن تعقيد عملية التخطيط نفسها .

أولا : الصعوبات الناتجة عن الأشخاص : (15)

هناك بعض الصعوبات الناتجة عن سوء تصرف الأفراد وأهمها : 

قلة الالتزام بالتخطيط : فعلى الرغم من الاهتمام بالتخطيط بشكل عام إلا انه لا يوجد التزام حقيقي به على جميع المستويات الإدارية ولذلك نجد أن أغلبية المدراء يهتمون بحل المشكلات اليومية الروتينية دون الالتفات إلى المستقبل وفرص المستقبل التي يمكن استغلالها احسن استغلال من خلال التخطيط السليم .

عدم القدرة على التفريق بين دراسات التخطيط والخطط : أي أن هناك دراسات تخطيطية كثيرة ولكن لا تصل إلى مستوى الخطة الملزمة لجميع الأفراد داخل المشروع .

الاعتماد الكبير على الخبرة : لا أحد ينكر أن عنصر الخبرة له أهمية كبيرة في التخطيط ولكن المشكلة هي إذا قام المدير بالتركيز على خبرته فقط دون الاهتمام بالعناصر الأخرى و أصر على وضع الخطة بحيث تكون مستمدة فقط من خبراتهم السابقة .

مقاومة التغيير: نحن نعلم أن التخطيط يعتمد على المستقبل والتنبؤ ومن هنا قد يؤدي إلى إحداث تغيرات في بعض العلاقات القائمة بين الأقسام أو الأفراد والمعروف أن هناك أشخاصا يقاومون هذا التغيير حفاظا على تلك العلاقات أو نمط معين من العمل .

ثانيا : الصعوبات الناتجة عن تعقيد عملية التخطيط نفسها : 

فهناك بعض الصعوبات التي تكون ناتجة عن عملية التخطيط نفسها وتكون خارجة عن إرادة الفرد وتتمثل تلك الصعوبات في النقاط التالية :

صعوبة الحصول على معلومات دقيقة : أن حالة عدم التأكد الموجودة فيما يتعلق بالمستقبل تجعل الحصول على المعلومات الدقيقة عملية صعبة لان العديد من العوامل تتغير ومن الصعب التنبؤ بهذا التغير ولكن على الرغم من ذلك فان استخدام أساليب تنبؤ دقيقة قد تقلل هذه الصعوبة ومن ثم نستطيع الحصول على المعلومات الدقيقة بصورة افضل .

مشكلة سرعة التغيير : أن سرعة التغيير التي قد تحدث في الصناعة قد تربك الكثير من الشركات ومن ثم تربك المخطط لأننا نعيش في عالم متغير ومتطور بصورة سريعة ومن ثم قد لا يستطيع الإنسان اللحاق بهذا التغير بالصورة المطلوبة .

عدم المرونة : في بعض الأحيان قد يصعب على الخطة أن تواكب التغيرات وان تستوعب التعديلات المطلوبة سواء كان ذلك يتعلق بالبيئة الداخلية وهي التي تتعلق بالأشخاص العاملين في المنظمة إذا ما اعتادوا على سلوك معين ، أو فيما يتعلق بالسياسات والإجراءات التي تطبق في الشركة والتي تعود عليها الموظفين أو كان ذلك يتعلق بالبيئة الخارجية وما تحتويه من عوامل سياسية واقتصادية واجتماعية وتكنولوجية والتي لا تستطيع المنظمة كما ذكرنا سابقا التأثير أو السيطرة عليها .

الوقت والنفقات: أن القيام بعملية التنبؤ تحتاج إلى نفقات ليس لها حدود ولهذا فان المنطق يدعو إلى الإنفاق ما دام هناك إيرادات ملائمة متوقع من هذا الإنفاق إلا أن الأمر ليس بهذه السهولة . 

إما بالنسبة إلى عامل الوقت فهو مهم جدا لان القرار يجب أن يتخذ في وقت معين ولكن في بعض الأحوال قد يضطر المدير إلى اتخاذ قرار نتيجة  لضغوط معينة دون أن تتوافر لديه المعلومات الكافية .

في النهاية نستطيع القول أن جميع هذه الأسباب توضح لنا أن الحصول على خطط فعالة ليس عملية سهلة ولكن مع التعرف على هذه الأسباب يقلل مفعولها وتأثيرها .

المصدر

المصدر