أهم سبع أدوات في الإدارة لا يمكنك تركهم إلى وقت لاحق || 79

يبحث الكثير من الناس عن معلومات تساعدهم في التعرف أكثر على أدوات الإدارة المتاحة وكيفية استخدامها، والهدف من ذلك هو تحسين أمورهم وأعمالهم اليومية. يحدث هذا لأن هذه الأنواع من الموارد تساعد على تنظيم النشاطات والأعمال التي يقومون بها يومياً، بالإضافة إلى أنها تسمح لهم بمشاهدة الأمور التي يجب عليهم البدء بالقيام بها.

أما بالنسبة لمَن يعمل على الإنترنت، فإن هذا النوع من الأدوات يعتبر هاماً جداً، حيث من السهل أن ينظم أموره بفضل الاحتمالات والإمكانات التي تقدمها الإنترنت.

ومَن يعمل وحده، ولديه نشاطه التجاري الخاص، يعتبر ذلك أسوأ، حيث توجد العديد من المهام المختلفة والتي يجب أن تتم جميعها خلال فترات زمنية قصيرة أو حتى في نفس اليوم.

انطلاقاً من التفكير في ذلك، ورغبة منا في مساعدتك،

بعض من أدوات الإدارة Management Tools

الفهرس

1. خطة الأعمال Strategic Planning؛
2. Canvas؛
3. التخطيط، التطبيق، التحقق والشروع في العمل PDCA؛
4. 5W2H؛
5. تحليل سوات SWOT؛
6. مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs؛
7. المزيج التسويقي 4P.

ما معنى أدوات الإدارة ؟

هي التقنيات والاستراتيجيات التي يمكن استخدامها بهدف تحسين الإنتاج والعمليات التي تحدث داخل منظمة أو شركة ما.

الغرض الرئيسي من هذه المعدات والوسائل هو زيادة التحكم والمعرفة بالعمليات التي يقوم بها رائد الأعمال، والتي تتعلق بشركته الخاصة، لتوجيه الأشخاص المسؤولين عن مهام محددة، وجعلهم يفهمون الأمور التي يجب عليهم القيام بها.

لسوء الحظ، من الشائع جداً العثور على بعض المدراء الذين لا يعرفون جميع العمليات التي تتعلق بالأنشطة التي تتم في مجال عملهم. ويمكن تفسير ذلك بسبب العدد الكبير والهائل من المهام التي يحتاجون إلى تنفيذها في نفس الوقت.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن أيضاً أن يكون هناك أشخاص يعملون معك، يعرفون العمليات التي تقوم عليها أعمالك، لكنهم لا يفهمون مقدار الكفاءة والفعالية التي يتمتعون بها داخل أعمالهم.

بغض النظر عن الحالة، الوضع أو حتى المنصب، فإن جودة الخدمات المقدمة يمكن أن يتم خسارتها أثناء الإنتاج، أو خلال عمليات أخرى بسبب غياب المعرفة والعلم بكل ما يحدث في عملك التجاري.

ولهذا السبب من المهم استخدام أدوات الإدارة Management Tools . فهي تساعد في المحافظة على تحكم أفضل بجميع العمليات التي تحدث داخل الشركة، وزيادة مستوى الفعالية لمَن يعتبر مشمولاً بإحدى هذه العمليات.

بالإضافة إلى ذلك، يعتبر التنظيم أحد الأركان الجوهرية للمحافظة على الشركة في حالة عمل جيدة، وزيادة مستوى فعاليتها.

والآن، بعد أن أصبحت تعلم معنى أدوات الإدارة ، سوف نتحدث عن الأدوات السبعة التي ذكرناها في الأعلى:

1- خطة الأعمال Strategic Planning

تعتبر خطة الأعمال وثيقة استراتيجية تفيد في عرض الأهداف والغايات، بالإضافة إلى أنها تقدم نظرة و رؤية رائد الأعمال إلى أعضاء آخرين من فريقه أو أعضاء مستقبليين في العمل التجاري.

بالإضافة إلى ذلك، تسمح لك خطة الأعمال أن تبدأ باستراتيجيات جديدة في التسويق، وتحدد جمهورك بطريقة صائبة أكثر، حيث تضع في هذه الخطة كافة المعلومات التي تتعلق بشركتك، بالإضافة إلى ذلك، بالطبع، تذكر الأعمال والإجراءات التي تحتاج إلى تنفيذها.

2- Canvas

وهي نموذج وأداة من أدوات الإدارة . وتضم في ذاتها العديد من المعدات والتقنيات. هي بمثابة طريقة للإبداع والريادة في ضوء أداء العمليات في الشركة.

ضمن هذا النموذج من الإدارة توجد 7 خطوات:

1. تحديد الأهداف؛

2. وضع الاستراتيجيات؛

3. وضع الأولويات؛

4. تطوير العاملين؛

5. تصميم المنظمة؛

6. توظيف الموارد؛

7. رصد النتائج ومراقبتها.

الفكرة الرئيسية للأداة Canvas هي حماية رواد الأعمال الذين يفتتحون أعمالهم التجارية من المشكلات والصعوبات، والتي يمكن أن تتولّد من نشاط ريادي جديد.

بالاستناد إلى الفرضية التي يمكن لنظام الإدارة أن يتحكم بها مباشرة من الورق، يصبح تنفيذ هذه الطريقة أسهل بكثير.

يحتوي نموذج Canvas على الخطوات السبعة الموجودة على سبعة مربعات ضمن لوح واحد، يعتبر بمثابة لوحة تحكمdashboard أو أي سطح آخر يمكن استخدامه كلوح.

كل مربع أو حيز يوجد عليه وريقة صغيرة يتم وضعها تخبر عن مفاهيم و مصطلحات معينة تتعلق بخطوةٍ محددة.

مثال:

1- هدف الشركة:

ما هو الهدف الذي وضعته الشركة؟ يجب تحديد هذه النقطة بأسلوب يكون واضحاً ومباشراً؛

2- الاستراتيجية:

وهي الأعمال والإجراءات التي يجب القيام بها للوصول إلى الهدف الرئيسي. يمكن أن يتم وضعها دوماً بأسلوب واضح ومختصر: باستخدام الفعل بالمصدر الصريح المباشر: مثل: تطوير، وضع، تحديد، الانتهاء، البدء…الخ

3- الأولويات:

التعرف على الأعمال والإجراءات التي يجب القيام بها أولاً، والتي تقود إلى النتائج النهائية. بالإضافة إلى ذلك، التعرف على ترتيب الأولوية  لكل واحدة منها؛

4- الأشخاص:

تحديد الشخص الذي يعتبر أساسياً وجوهرياً من أجل المشاريع التي تساعد على الوصول إلى الهدف الأولي.

5- الوسط أو البيئة المحيطة:

كيف يمكن أن يتم رسم وإعداد الوسط أو البيئة المحيطة التي تعملون فيها لتساعد على التطور والوصول إلى الهدف.

6- الموارد:

بأية طريقة يمكن أن تؤثر الموارد ويتم توجيهها إلى وجود بنية تحتية أفضل للشركة؟

7- الرقابة أو التحكم:

يهتم هذا البند بكيفية إدارة والتحقق من النتائج التي تنشأ من البنية التحتية للشركة.

3- الأداة PDCA من أدوات الإدارة

يعتبر هذا المصطلح اختصاراً للاسم: Plan, Do, Check and Act ، بالعربية (التخطيط، التطبيق، التحقق ثم الشروع في العمل).

تمثل كل مرحلة من هذه المراحل دعامة وركناً لهذه الأداة من أدوات الإدارة ، والتي  تُستخدم في تحقيق المبيعات.

التخطيط Plan

يعني التخطيط في هذه الحالة، مناقشة جميع الظروف والأحوال الحالية التي تمر بها الشركة.

يعتبر أسلوب العصف الذهني أو brainstorming أساسياً لجميع العاملين، ويؤدي إلى تكوين أفكار جديدة بهدف الوصول إلى الأهداف والغايات التي يستحق العناء الوصول لها.

إن حلقة PDCA بحاجة إلى نقطة انطلاق: المشكلة التي يجب حلها. وهذه المشكلة بحاجة إلى تفسير محدد جداً لها.

يحدد التخطيط بعض الخطوات، مثل:

1- المتغيرات والوضع الشامل للشركة؛

2- الأهداف والمكاسب التي ينبغي الوصول لها؛

3- مَن يعمل لصالح هذا الهدف، وتحديد المدة الزمنية التي يجب خلالها الفوز بهذا الهدف.

التطبيق Do

بعد أن تم التخطيط للأهداف والمكتسبات، حان الوقت لتنفيذ الخطة!

هناك سلسلة من المواقف التي يجب تحقيقها والتي يمكن أن تساهم في تحقيق ما خططت له. بعض هذه المواقف هي:

• توزيع الأنشطة والأعمال بين العاملين الذين شملهم التخطيط؛
• التحفيز على استقلالية العاملين المسؤولين عن كل نشاط أو عمل؛
• تحديد القواعد والأنظمة لكي يبدأ العاملون.

في نهاية التنفيذ، يجب ذكر جميع الأخطاء ومواطن النجاح.

إذا تم تنفيذ الهدف الأساسي، إذاً من المفيد تحليل العوامل التي ساهمت في تحقيق النجاح، وكذلك طريقة استيعاب الأمور التي ساهمت في الفشل في حال حدوث ذلك.

التحقق Check

ضمن هذه المرحلة من حلقة PDCA يجب مراقبة كل شيء والتحقق منه، استناداً إلى ما تم التخطيط له.

يجب وضع النتيجة المرجوة جنباً إلى جنب مع الأمور التي تم الوصول إليها.

من المهم مراجعة الطريقة التي تم تطبيقها في العمل، واعتماداً على النتائج المتحققة من الخطوة السابقة، إجراء تغيير للاستراتيجيّات والعمليات للحصول على نتائج مختلفة.

الغرض من هذه المرحلة هو التحقيق والتحري من الأسلوب الذي أدى إلى النتيجة المتحققة، من خلال تحليل مؤشرات الشركة. بعض هذه الأعمال التي تندرج تحت هذه الخطوة:

1- تصحيح الأخطاء الكامنة في الطريقة؛

2- تحليل البيانات التي تم الحصول عليها أثناء التنفيذ؛

3- إعادة تقييم الأداء العام للشركة.

الشروع في العمل Act

إذا وصلت الخطة إلى تحقيق كامل الأهداف الموضوعة أو الجزء الأعظم منها، إذاً يجب اعتمادها ضمن عملك التجاري.

أما في الحالة السلبية المعاكسة، من الضروري مراجعة الفرضيات مجدداً ضمن التخطيط، ومن ثم العثور على سبب المشكلة والفشل.

4- الأداة 5W2H

هناك أداة أخرى من أدوات الإدارة التي يمكن أن تكون فعالة جداً وهي الأداة 5W2H، وهي طريقة في التخطيط بسيطة و تشبه الطريقة السابقة PDCA.

تعمل هذه الطريقة بالأسلوب التالي: تنظر في 7 مسائل وتجيب عليها بشكل عفوي. ضمن الإجابات، تضع الأنشطة والمواقف التي يجب القيام بها لممارسة المشروع وإسقاطه على أرض الواقع.

هنا سوف تتعرف على هذه الاٍسئلة السبعة:

1- What : والذي يتحدث عن الأمر الذي يجب القيام به؛

2- Who : مَن ، ويشمل الحديث عن الشخص أو الفريق المسؤول عن تنفيذ الإجراء؛

3- When : متى، ويشير هذا السؤال إلى أوان تنفيذ الإجراء؛

4- Where : أين، ويشير إلى مكان حدوث الإجراء؛

5- Why : لماذا ،و يتحدث عن السبب الذي يدفع إلى تنفيذ الإجراء؛

6- How : كيف، ويشير إلى الطريقة التي سوف يتم تنفيذ الإجراء بها؛

7- How much : الكمية، ويشير إلى التكلفة التي سوف يجب تخصيصها من أجل الإجراء.

بعد الإجابة على هذه الأسئلة السابقة، سوف يكون هناك قائمة شاملة وكاملة يجب القيام بها بهدف إنتاج وإعداد مشروع بطريقة فعالة.

5- تحليل سوات SWOT

يعتبر تحليل سوات SWOT أداة من أدوات الإدارة التي يتم استخدامها في وصف المتغيرات التي تحدث في داخل المنظمة. وتقوم على النواحي التالية:  نقاط القوة Strengths، نقاط الضعف Weaknesses، الفرص الكامنة Opportunities وكذلك التهديدات المحتملة Threats.

هذه الطريقة هي طريقة معروفة جداً في أقسام إدارة الشركات في عالمنا اليوم.

يمكن أن تفيد هذه الأداة في إعداد التخطيط القصير، المتوسط وطويل الأمد بشكل مضبوط أكثر.

الفكرة من استخدام تحليل سوات تكمن في إنشاء جدول يساعدك على اتخاذ القرارات ضمن ظروف محددة في الحياة اليومية لشركة ما.

يعمل هذا الجدول بالأسلوب التالي: تعرض في الجدول نواحي الضعف ، القوة، التهديدات وكذلك الفرص التي يمكن أن تكون الشركة على مقربة منها، ومن ثم العمل على تحليلها مع بعضها.

عند وجود نواحٍ من الضعف أو التهديدات، أو حتى عند وجود نقاط للقوة أو فرص محتملة من المفيد ذكرها.

وضمن موقف محدد، يصبح اتخاذ القرار جذرياً أكثر مما لو أنه لم يتم استخدام هذه الأداة من أدوات الإدارة ، باعتبار أنه من خلالها تتكون لديك نظرة أوسع وأقرب لما يمكن أن يؤدي إلى نتائج أفضل، ويمكنك الكشف عن المواطن التي تتطلب إجراء بعض التحسينات عليها، والتي تنعكس إيجابياً على عملك التجاري.

6- معايير الأداء الرئيسية KPIs

تعد معايير أو مؤشرات الأداء الرئيسية Key Performance Indicators، اختصاراً KPIs، أداة تفيد في قياس أداء الشركة.

هي أداة من أدوات الإدارة تساعد على فهم كيفية عمل جميع العمليات والنتائج التي تحققت من استراتيجيات معينة في عملك التجاري.

من الجدير بالذكر أنه توجد عدة أنواع من مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs، فمعدل التحويل conversion rate يعتبر أحد هذه الأنواع.

بالمثل، يعتبر منشأ الحركة الشبكية (الترافيك)، كسب العملاء المحتملين Leads، المشتركون في مدونة، وفي النشرة الإخبارية أو النشرة البريدية للموقع، عدد المشاهدات في صفحة ما pagesviews، وعدد الزوار الجدد والذين يترددون دوماً، كلها أنواع أخرى من مؤشرات KPIs الموجودة في السوق الرقمية.

المهم هنا هو أن تفهم هدفك الذي تضعه، لتعرف نوع الـ KPI الذي يجب عليك اختياره وتحليله.

7- المزيج التسويقي 4Ps

أخيراً، نصل إلى الحديث عن الأداة Promotion Mix أي المزيج التسويقي ، ويُعرف أيضاً بالاختصار 4P.

وهو مفهوم جوهري يقوم على الأركان الأربعة: المنتَج Product ، السعر Price، المكان أو الحيز Place وكذلك الترويج Promotion.

نظراً لأهمية هذا المزيج، سوف نتحدث، بشكل مختصر، عن كل عنصر من عناصره، ونعلّق على أسلوب تأثيرها على عملك التجاري.

المنتَج

المنتَج الذي يضيف قيمة جيدة يعتبر مقبولاً جداً بين العملاء، ولا نتحدث هنا عن السعر، بل عن الخصائص التي تقدمها لعملائك.

هناك العديد من الأسئلة التي يمكنك طرحها على نفسك لتحديد هذه الخصائص:

• ما هي المتطلبات التي يمكن لمنتَجك إشباعها وكيف يقوم بذلك؟
• بأية طريقة يستخدمه الناس؟
• ما هي خصائصه؟
• ما هو الاختلاف بينه وبين المنتجات التي تعتبر منافسة له؟

السعر

السعر هو العامل الذي يولّد ربحاً من أجل الشركة وأيضاً هو العامل المسؤول عن تحديد إذا كان المنتَج  هو المرغوب أم لا من أجل جهور محدد.

عندما تحدد سعر المنتَج، تذكر أنه من الضروري أن يكون ملائماً للسوق.

لكن إذا كان منتَجاً يلبي طلباً محدداً جداً، ولا يهتم العملاء أبداً بدفع مبلغ مرتفع للحصول على أمر يتمتع بالجودة العالية، إذاً يمكن أن يكون السعر مرتفعاً في هذه الحالة.

كل شيء يعتمد على سوقك، وعلى ما تقدمه. لكن، لتحديد سعر عادل وبيع المزيد، من الجيد أن تجيب على بعض الأسئلة:

• ما هي قيمة المنتَج لدى المنافسين؟
• كيف يمكن أن تغير الظروف من سعر المنتَج؟
• هل سيدفع الزبون سعراً أعلى؟

المكان

يتعلق المكان بالمسار الذي يسير فيه العملاء إلى أن يصلوا إلى منتَجك. في هذه الحالة، من الجوهري أن تفكر في الطرق التي سوف توزع منتَجك فيها.

يمثل المكان تحليلاً محدداً للموقع الذي يتواجد فيه القسم الأكبر من العملاء، والطرق التي تصل فيها المنتجات إلى هؤلاء الناس.

لزيادة فعالية المكان، يجب الإجابة على الأسئلة التالية:

• هل يمكنني تحسين قنواتي التوزيعية؟
• هل يمكنني تحسين فريق العمل لدي للوصول إلى مزيد من العملاء؟
• ما الذي أحتاج إليه لتحسين مدى فعالية توزيع منتَجي؟

الترويج

يعتبر الترويج خطوة لملاحظة نوع السلوك الذي يضيف قيمة إلى منتَجك، وكذلك أفضل الأساليب والطرق التي تساعد على الترويج لمنتَجك.

لتحسين هذا الخيار، يكفي اتباع الإجراءات التالية:

• التحليل لأفضل طريقة للترويج لمنتجك عبر وسائل التواصل أو الأنواع الأخرى من الدعاية؛
• النظر إلى أفضل الأوقات للترويج لمنتَجك من أجل جمهورك المستهدف؛
• ملاحظة نتائج المنشورات التي تتم على الإنترنت لتحليل التوقيت واليوم الذي يكون معدل الوصول خلاله أكبر.

قم بإعداد إدارة جيدة

باختصار، كل أداة من أدوات الإدارة تساعد على تحسين العديد من الأقسام المتنوعة في عملك التجاري. لهذا السبب، يمكنك أن تفهم، كرائد أعمال، العملية أو الإجراء الذي يحتاج إلى تحسينات خلال كل مرحلة من مراحل عملك التجاري.

من الجوهري المحافظة على إدارة جيدة للشركة لكي لا تتكون لديك تكاليف غير متوقعة، وخصوصاً لكي تتمتع بالتحكم بجميع الإجراءات والأعمال الضرورية لتحسين نتائجك.

إلى جانب إدارة العمليات، من الجوهري أيضاً تقسيم وقتك لكي تتمكن من إنجاز كل ما عليك إنجازه بسرعة وضمن ما هو مخطط له.

المصدر